Política de Privacidade do WhatsApp

Abrangência e responsável

Esta política explica como a Z Limpeza utiliza dados pessoais no atendimento por WhatsApp, incluindo a solicitação e o envio de notas fiscais e boletos por pessoas autorizadas.

Este aviso trata desse atendimento e de sua integração com os cadastros da empresa. As funções adicionais do portal de pedidos, seus formulários e cookies não estão abrangidos por esta versão.

Responsável pelo tratamento

Z - Comercio de Produtos de Higiene e Limpeza LTDA

Nome comercial

Z Limpeza

CNPJ

61.016.324/0001-02

Contato de privacidade

contato@zlimpeza.com.br

Dados utilizados

Conforme a solicitação, o atendimento pode processar:

• Número de telefone, informações de identificação recebidas pelo WhatsApp e vínculo com o condomínio ou cliente.
• Mensagens, comandos e informações fornecidas na conversa e contexto temporário necessário para entender pedidos como “o boleto dela” ou “a compra anterior”.
• Mensagens de voz compatíveis de até 2 minutos e sua transcrição, quando a leitura de áudio estiver habilitada. Fotos de rótulos só são lidas pela IA após confirmação específica. Outros arquivos recebidos não são interpretados automaticamente.
• Dados do cadastro relacionados ao atendimento, como nome do cliente ou condomínio, CNPJ e contatos autorizados.
• Notas fiscais, boletos e informações presentes nos documentos solicitados.
• Registros de operação, como identificador da mensagem, horário, resultado da autenticação, tipo de solicitação e identificação do documento enviado.

Os dados podem vir da própria conversa, dos cadastros mantidos pela Z Limpeza e dos eventos fornecidos pelo WhatsApp. Evite enviar informações de terceiros sem necessidade, senhas bancárias ou dados de cartão.

Finalidades e fundamentos

Usamos os dados para atender solicitações, verificar o vínculo do contato, localizar documentos, realizar entregas e investigar falhas ou uso indevido.

Conforme a operação, o tratamento pode se apoiar em contrato com o titular, obrigação legal, exercício de direitos ou legítimo interesse previamente avaliado, especialmente no atendimento a representantes de clientes. Consentimento específico será solicitado quando necessário; iniciar uma conversa não autoriza qualquer uso dos dados.

O fluxo descrito não inclui o envio de publicidade ou campanhas promocionais.

Consulte os fundamentos previstos na LGPD.

Funcionamento do atendimento automático

O envio de documentos exige telefone cadastrado, vínculo válido com o cliente e verificação de acesso em cada solicitação. A autorização pode limitar os tipos de documento. O atendimento atual não exige PIN: a permissão decorre do telefone registrado e é revista a cada consulta, inclusive antes do envio de um PDF.

A inteligência artificial interpreta o texto e o contexto mínimo do pedido. O sistema da Z Limpeza verifica as permissões, consulta os registros autorizados, calcula valores e envia os documentos. A IA não recebe a planilha inteira, os PDFs, as listas de contatos autorizados nem os custos internos dos produtos.

O Carlinhos também pode consultar orientações aprovadas da Z Limpeza para responder sobre a empresa e os produtos. A base tem versões, público autorizado e validade. Somente o responsável pode aprovar, corrigir ou desativar uma orientação. Uma mensagem de cliente não se torna regra da empresa automaticamente.

Para perguntas de conhecimento, a IA pode receber a pergunta reduzida e trechos das orientações autorizadas para aquele atendimento. Para assuntos públicos sem resposta cadastrada, pode ser feita uma pesquisa externa, com a pergunta reduzida e fontes identificadas. Dados de notas, boletos, cadastros e pagamentos não são usados como consulta pública na internet. Fontes encontradas não concedem acesso nem substituem regras comerciais aprovadas.

A leitura de rótulos exige uma confirmação específica na conversa antes de enviar a imagem original à OpenAI. A imagem não é anonimizada e pode conter dados pessoais. Envie somente o rótulo do produto; não envie pessoas, comprovantes ou documentos. A IA pode errar a leitura e apenas sugere opções para conferência. Você pode preferir escrever o nome ou encaminhar a foto à equipe. A imagem original não é copiada para uma nova biblioteca de treinamento ou para a base de conhecimento.

Você pode preparar um rascunho de solicitação com produtos, quantidades e preços atuais. O envio à equipe exige revisão e confirmação e não comprova disponibilidade, entrega, reserva, pagamento ou emissão fiscal. O responsável registra as etapas que a equipe conferiu. Pessoas ainda sem cadastro podem, após confirmação própria, registrar seu interesse, nome exibido, telefone e o que procuram para a equipe retornar; isso não libera documentos ou dados de clientes.

Quando habilitada, a leitura de áudio envia a mensagem de voz original à API de transcrição da OpenAI, após conferir o acesso do telefone. O áudio pode conter nomes e outros dados pessoais falados e não é anonimizado antes dessa transcrição. O texto reconhecido segue o mesmo atendimento, contexto e permissões das mensagens escritas. Se não for possível entender o pedido, o assistente pede que a pessoa escreva ou repita. Você pode usar texto em vez de áudio e solicitar orientação humana.

Identificadores como telefones, CPF/CNPJ, e-mails, links e possíveis segredos são removidos do texto antes do envio à IA quando reconhecidos pelas regras técnicas. Essa redução não garante anonimização: a mensagem ainda pode conter nomes e outras informações pessoais que você tenha escrito. Se o pedido for ambíguo, o assistente pode pedir esclarecimento. Para orientação humana ou erro de vínculo, use o canal de contato desta página.

As mensagens de usuários não oferecem comandos para apagar a planilha operacional, cancelar notas fiscais ou modificar vendas. Digitar “sair” encerra a sessão de atendimento, mas não elimina automaticamente o cadastro, o histórico ou os documentos da empresa.

Fornecedores envolvidos

Para operar esse fluxo, utilizamos:

Cada fornecedor pode realizar tratamentos próprios nos termos de seus contratos e políticas aplicáveis. Autoridades podem receber informações quando houver obrigação legal ou determinação válida.

Processamento fora do Brasil

Os serviços em nuvem utilizados podem envolver processamento fora do Brasil. Transferências internacionais exigem uma hipótese legal aplicável.

Meta, Cloudflare, Google e OpenAI operam infraestrutura global, de modo que o processamento pode ocorrer em outros países. A Z Limpeza deve limitar a transferência ao necessário e utilizar mecanismos previstos na LGPD e na Resolução CD/ANPD nº 19/2024, conforme os contratos aplicáveis.

Consulte o regulamento da ANPD sobre transferências internacionais.

Guarda dos dados

O atendimento aplica os seguintes critérios de guarda e manutenção:

Autorizações de acesso

Mantidas enquanto houver vínculo válido e acesso aprovado. Ao ser revogada a autorização, o acesso é bloqueado imediatamente. Os verificadores antigos de PIN são removidos após 30 dias da revogação. O registro mínimo do vínculo bloqueado é preservado enquanto necessário para impedir que a limpeza devolva acesso ao telefone ainda presente no cadastro. Pedidos de eliminação desse registro exigem revisão do cadastro e das restrições de acesso.

Registros técnicos de atendimento e segurança

Prazo previsto de 90 dias a partir de cada evento, sem acrescentar à base de eventos o texto integral das conversas, PINs ou cópias de PDFs.

Sessões e controles temporários

O contexto comercial fica em cache por até 15 minutos de inatividade. Ele não concede acesso por si só: o vínculo do telefone é verificado novamente a cada consulta. O contexto pode conter a última referência de nota, consulta, período, produto e um pedido reduzido que aguarda esclarecimento. Controles de uso da IA também utilizam cache temporário e contadores de consumo sem o texto completo da conversa. Registros legados de sessões e tentativas de PIN vencidos são elegíveis à remoção na rotina de manutenção, com previsão de até 24 horas em operação normal. Essa limpeza não apaga documentos, vendas ou cadastro comercial.

Conhecimento, dúvidas e solicitações

Orientações aprovadas ficam na base até sua validade ou desativação, com versões para revisão. Dúvidas reduzidas e registros técnicos de pesquisa podem ser guardados por até 90 dias, com remoção anterior por capacidade ou perda de finalidade. Referências temporárias de imagens e trabalhos de pesquisa têm prazo de execução limitado e não autorizam reenvio automático após resultado incerto. Rascunhos expiram após 24 horas sem alteração. Solicitações em andamento são preservadas para atendimento até sua conclusão; registros concluídos ou cancelados seguem a limpeza e as hipóteses aplicáveis de conservação. Essas abas técnicas não são publicadas e sua ocultação não substitui as permissões da planilha.

Histórico privado de atendimento

A partir da ativação do histórico, textos e áudios recebidos de contatos autorizados, a transcrição automática disponível e as respostas automáticas arquivadas são guardados por até 90 dias, contados da mensagem, para acompanhamento do atendimento pela Z Limpeza. O acesso à caixa de entrada é restrito à conta Google do responsável da empresa. O histórico não é compartilhado com outros clientes nem exporta telefones para o Google Contatos.

Os arquivos ficam em pasta privada no Google Drive, separada dos registros técnicos e das planilhas comerciais. As gravações são preservadas no formato original validado; uma transcrição automática pode conter erros. Imagens, anexos não suportados e cópias dos PDFs fiscais não integram esse arquivo de conversas. Falhas de armazenamento e conteúdos indisponíveis podem deixar lacunas; o histórico não é uma gravação retroativa de conversas anteriores à ativação.

Depois de 90 dias, o conteúdo deixa de estar disponível na caixa de entrada. A remoção dos arquivos é feita pela manutenção automática horária, em lotes limitados, e pode ser adiada por falha técnica ou indisponibilidade do fornecedor. Essa remoção não apaga a mensagem original no WhatsApp nem substitui os prazos próprios dos fornecedores e das cópias de segurança descritas abaixo.

Fotos de produtos para atendimento

Quando você confirma na conversa, a imagem de produto e seu contato podem ser guardados por até 30 dias em uma área privada no Google Drive para a equipe identificar o produto e acompanhar sua solicitação. A foto fica separada do histórico de conversas descrito acima e é acessível à conta Google do responsável. Não envie fotos de pessoas, comprovantes ou documentos por esse fluxo. Você pode recusar e falar com a equipe por outro meio.

A rotina automática remove os arquivos após o prazo em lotes limitados; uma falha técnica pode atrasar a remoção. A ausência de confirmação ou falha ao guardar uma cópia não comprova que a equipe recebeu ou atendeu a solicitação. A exclusão da cópia não apaga a mensagem original no WhatsApp nem altera os prazos dos fornecedores ou backups.

Cadastros e documentos

O cadastro comercial não é apagado por essas rotinas de acesso. Documentos fiscais e financeiros são mantidos conforme os prazos legais e as necessidades de preservação aplicáveis.

Cópias de segurança

Eventuais backups gerais da Z Limpeza ou dos fornecedores podem seguir ciclos próprios e não estão incluídos nos prazos automáticos acima. Pedidos de correção ou exclusão também serão avaliados quanto às cópias existentes, quando tecnicamente aplicável, respeitadas as obrigações legais de conservação.

A manutenção é programada para executar a cada hora, em lotes de até 200 alterações de registros técnicos. Falhas, limites dos fornecedores, dados com datas inválidas ou uma suspensão administrativa para preservação podem adiar a exclusão; esses casos exigem revisão. A eliminação sempre considera as hipóteses legais de conservação; um pedido não implica apagar imediatamente documentos sujeitos a guarda obrigatória.

A expiração de uma sessão não equivale à exclusão de todos os registros. Apagar uma conversa no seu aparelho também não elimina, por si só, registros mantidos pela empresa ou pelos fornecedores.

Consulte as regras de conservação e eliminação na LGPD.

Segurança

O fluxo utiliza verificação de autenticidade dos eventos recebidos e restrições de acesso aos documentos. A Z Limpeza mantém os acessos administrativos restritos e adota medidas técnicas compatíveis com a operação. Nenhum sistema é isento de riscos.

Proteja o acesso ao seu WhatsApp e ao aparelho. Avise a empresa se perder acesso ao telefone ou deixar de representar o cliente, para que a autorização seja revista. Nunca envie senhas, dados bancários ou chaves de API na conversa.

Seus direitos

Você pode solicitar, gratuitamente e conforme a legislação:

• Confirmação do tratamento, acesso e correção dos seus dados.
• Informações sobre finalidades, compartilhamento e duração do tratamento.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados irregularmente.
• Portabilidade, quando aplicável; revogação de consentimento e eliminação de dados tratados com essa base, ressalvadas as exceções legais.
• Informações sobre recusar consentimento e suas consequências, oposição nos casos cabíveis e revisão de decisões exclusivamente automatizadas que afetem seus interesses.

Também é possível recorrer à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Veja as orientações oficiais da ANPD sobre os direitos dos titulares.

Como pedir correção ou exclusão

Envie uma mensagem para contato@zlimpeza.com.br, com o assunto “Privacidade de dados”, informando seu nome, o número usado no atendimento e o que deseja solicitar.

Poderemos pedir apenas as informações necessárias para verificar sua identidade ou representação e proteger dados de terceiros. Não envie senhas ou cópias de documentos de identificação sem uma solicitação justificada.

O pedido será analisado nos prazos aplicáveis. Se alguma informação precisar ser preservada ou o pedido não puder ser atendido, explicaremos o motivo. Encerrar o atendimento por WhatsApp não cancela contratos nem extingue obrigações fiscais ou financeiras.

Atualizações

Mudanças relevantes no funcionamento do atendimento serão refletidas nesta política. A versão vigente ficará disponível neste endereço público da Z Limpeza.

Última atualização: 30 de outubro de 2026.